2023-14, Ek-02 UYGAR Koordinasyon ve İzleme Yönergesi

Amaç ve Kapsam

MADDE 1: (1) Bu yönergenin amacı İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesinde uygulama ve araştırma merkezlerinin kurulması, çalışmaları, koordinasyonu ve performanslarının izlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Dayanak

MADDE 2: (1) 24/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 13/b maddesi bu yönergenin dayanağını oluşturur.

Tanımlar

MADDE 3: (1) Bu yönergede bulunan;

1. Başkan: İstanbul Aydın Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,

2. Birim: Üniversite bünyesindeki fakülte, enstitü, yüksekokul veya meslek yüksekokulunu,

3. Birim yöneticisi: Fakültede dekanı, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokulunda müdürü,

4. Bölüm: Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliğinde tanımlanan bölümü,

5. Bölüm başkanı: Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliğinde tanımlanan bölüm başkanını,

6. Faaliyet bülteni: Merkezlerin kendi çalışma alanlarına uygun takvimler çerçevesinde üç aylık, altı aylık veya yıllık periyotlarda gerçekleştirdiği faaliyetlerin yer aldığı bülteni,

7. Genel koordinatör: İstanbul Aydın Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Merkezleri genel koordinatörünü,

8. Genel Koordinatörlük: İstanbul Aydın Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Merkezleri Genel Koordinatörlüğünü,

9. Gönüllüler: Merkezlerin faaliyetlerine Rektörlüğün bilgisi dâhilinde gönüllü destek veren kişileri,

10. Koordinasyon kurulu: Uygulama ve Araştırma Merkezleri Koordinasyon Kurulunu,

11. Merkez: İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezlerinin her birini,

12. Merkez müdürü: İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezlerinin müdürlerini,

13. Merkez müdür yardımcısı: İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezlerinin müdür yardımcılarını,

14. Merkez danışma kurulu: İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezlerinin danışma kurullarını,

15. Merkez yönetim kurulu: İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezlerinin yönetim kurullarını,

16. Mütevelli Heyet Başkanlığı: İstanbul Aydın Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanlığını,

17. Performans Tablosu: Tablo 2'de (EK 1) yer alan Uygulama ve Araştırma Merkezleri İzleme Kriterlerini,

18. Rektör: İstanbul Aydın Üniversitesi Rektörünü,

19. Rektörlük: İstanbul Aydın Üniversitesi Rektörlüğünü,

Senato: İstanbul Aydın Üniversitesi Senatosunu,
UYGAR Merkezleri Bilgi Sistemi: İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezlerinin faaliyetlerinin takip edildiği ve performanslarının izlendiği yazılım programını,
Üç yıllık faaliyet planı: Her bir merkezin üç yıllık faaliyet hedeflerini gösteren planı,
Üniversite: İstanbul Aydın Üniversitesini,
Üniversite yönetim kurulu: İstanbul Aydın Üniversitesi Yönetim Kurulunu,
Yıllık faaliyet programı: Her merkezin bir yıl içinde gerçekleştireceği hedefleri ayrıntılı olarak gösteren programı,
Yıllık faaliyet raporu: Merkezlerin faaliyetleri hakkında Genel Koordinatörlük tarafından hazırlanan raporu,
Yönerge: İstanbul Aydın Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Merkezleri Yönergesini ifade eder.

Çalışma İlkeleri

MADDE 4: (1) Uygulama ve araştırma merkezi kurulabilmesi için ilgili alanda lisans veya önlisans düzeyinde faaliyet gösteren bir bölümün veya diploma programının aktif olarak mevcut olması gerekir.

(5) Merkezin kurulmasına ilişkin başvuru dosyası, söz konusu bölüm veya diploma programının kadrolu öğretim elemanlarından birinin sorumluluğunda hazırlanır ve süreç takip edilir.

(3) Merkezler yapacakları organizasyonel faaliyetlere ilişkin Etkinlik Bilgi Formu'nu doldurarak onaylanmak üzere Genel Koordinatörlük aracılığıyla Rektörlüğe iletir.

(4) Hem merkezler arasında hem de merkezler ile diğer birimler arasında yardımlaşma ve dayanışma esastır.

(4) Merkezler gerçekleştirdikleri faaliyetleri ve yayınları UYGAR Merkezleri Bilgi Sistemi'ndeki Merkez Faaliyetleri YÖK Bildirim Formu'na düzenli olarak kaydeder. (EK 6)

(5) Merkezlerin faaliyetlerine ilişkin temel bilgiler Genel Koordinatörlük tarafından ayrıca elektronik ortamda arşivlenir.

(6) Diğer kurumlarla iş birliği halinde yapılacak olan faaliyetlerde Üniversitenin resmî logosunun kullanılması zorunludur. Üniversite üst yöneticilerinin adlarına etkinlik tanıtım materyallerinde yer verilmesi, söz konusu yöneticilerin iznine bağlıdır.

(7) Birim yöneticileri, faaliyet alanı kendi birimlerini ilgilendiren merkezlerin danışma kurullarının doğal üyesidir. Buna ilişkin süreç Genel Koordinatörlük tarafından koordine edilir.

(8) İlgili bölüm başkanı, faaliyet alanı kendi bölümünü ilgilendiren merkezin yönetim kurulunun doğal üyesidir. Bölümü ilgilendiren birden fazla merkez olması halinde söz konusu merkezlerin yönetim kurullarında o bölümü temsilen bölüm başkan yardımcıları veya bölümün kadrolu öğretim elemanları görevlendirilir. Buna ilişkin süreç Genel Koordinatörlük tarafından koordine edilir.

(9) Merkezlerin yönetici ve çalışanları Üniversitenin kadrolu personeli arasından görevlendirilebileceği gibi Üniversitenin kadrolu personeli olmasalar bile ilgili alanda uzmanlaşmış kişiler de merkezlerde görevlendirilebilir.

(10) Merkezlerin danışma kurulları yılda en az bir defa, yönetim kurulları ise yılda en az dört defa toplanır. Toplantı tarihi, yeri ve alınan kararlar, ilgili merkezler tarafından UYGAR Merkezleri Bilgi Sistemi'ne düzenli olarak kaydedilir.

(11) Merkezlerin ve birimlerin faaliyetlerinde ilgili merkezlerin ve birimlerin isim ve logolarına yer verilmesi zorunludur.

(12) Merkezlerin ve birimlerin ortak faaliyetlerden doğan performans puanı her iki tarafın performans puanına yansıtılır. Bu durumda faaliyeti gerçekleştiren taraf, tam puan alırken destek veren taraf puanın yarısını alır.

(13) Birim yöneticileri, merkez müdürlerinin talep etmesi halinde merkezlerin faaliyetlerine destek vermek üzere akademik ve idarî personel görevlendirir.

(14) Talepte bulunan merkezlere, Yerinde Uygulama Dersi kapsamında staj yapan öğrenciler arasından görevlendirmeler yapılır.

(15) Talepte bulunan merkezlere, ilgili birimlerden haftanın belirli günlerinde araştırma görevlisi görevlendirmeleri yapılır. Görevlendirme yazısında araştırma görevlisinin merkezde haftanın hangi günleri çalışacağı ve ilgili günlerde merkez müdürüne karşı sorumlu olacağı da belirtilir. Araştırma görevlileri söz konusu günlerde merkez yönetiminin verdiği görevleri yerine getirmekle yükümlüdür.

(16) Merkezlerde görevli personellerin bu görevlerinden ayrılmalarına dair resmî istifa yazıları doğrudan Genel Koordinatörlüğe yazılır. Genel Koordinatörlük söz konusu yazının bir nüshasını Rektörlüğe bir nüshasını ilgili personelin kadrosunun bulunduğu birime iletir. Yeni müdür görevlendirmesi yapılana kadar mevcut müdürün görev süresi devam eder. Görevden ayrılma süreci Rektörlüğün onayı ile tamamlanır.

(17) Görevinden ayrılan müdürün yerine yapılacak görevlendirme, merkezi birinci dereceden ilgilendiren akademik birimin önerisi, Genel Koordinatörlüğün ve Rektörlüğün uygun görüşü ve Başkanın onayı ile olur. Buna ilişkin süreç Genel Koordinatörlük tarafından koordine edilir.

(18) Koordinasyon Kurulunda alınan kararların uygulanması Genel Koordinatörlük tarafından takip edilir ve Rektörlüğe bilgilendirme yapılır.

(19) Öğrenci kulüplerinin merkezlerin faaliyetlerine aktif katkı sağlaması için "UYGAR Merkezleri-Öğrenci Kulüpleri Platformu" oluşturulur ve buna ilişkin süreç Genel Koordinatörlük tarafından koordine edilir.

(20) Merkezler, kendi faaliyetlerinde öğretim elemanlarından, idarî personelden ve öğrencilerden gönüllülük çerçevesinde yararlanabilir.

(21) Üniversite mensubu olmayan kişilerden gönüllü olarak yararlanılması halinde bu kişilerin kampüslere girişi, yetkili birimin düzenleyeceği kart ile sağlanır. Bu kişilerin tavır ve davranışlarından ilgili merkez sorumludur.

(22) Merkezlerin kendi yönetmeliklerinde tanımlı çalışma alanları içinde gerçekleştirmeleri gereken bilimsel faaliyet sayısı ve bunların genel niteliği Tablo 1'de gösterilmiştir.

(23) Tablo 1'de gösterilen faaliyetlerin doğrudan merkez tarafından veya merkezin diğer birimler ya da kurum / kuruluşlarla iş birliği ile gerçekleştirilmiş olması gerekir. Merkezde resmen görev almamış olsalar bile diğer bilim insanlarınca merkez adına gerçekleştirilen akademik etkinlikler ve yayınlar da asgarî faaliyetlerden sayılabilir. Bilimsel yayınların ve bilimsel araştırma projelerine ait belgelerin ilgili kısımlarında ve organizasyonların tanıtım ve duyurum materyallerinde merkezin de adı görünmelidir.

(24) İlgili rektör yardımcısının onayı ile Tablo 1'deki etkinliklerin türlerinde, sayılarında ve niteliklerinde değişiklikler yapılabilir. Buna ilişkin süreç Genel Koordinatörlük tarafından takip edilir.

(25) Merkezler Tablo 1'deki faaliyetlerin yanı sıra Tablo 2'deki (EK 1) faaliyetlerden kendi çalışma alanlarına uygun olanları, kendi belirleyecekleri kapsam ve program dâhilinde gerçekleştirebilir.

(26) Merkezler faaliyetlerini kendi kuruluş yönetmeliklerine, yükseköğretim mevzuatına ve Üniversitenin iç düzenlemelerine uygun olarak yürütür.

Kuruluş Süreci

MADDE 5: (1) Bir uygulama ve araştırma merkezinin kuruluşu aşağıdaki sürece uygun olarak yürütülür:

1. Merkezin kurulmasına dair başvuru dosyası, merkezin çalışma alanında uzmanlaşmış bir öğretim üyesinin sorumluluğunda hazırlanarak en az üç öğretim üyesinin başvurusu ile Genel Koordinatörlüğe sunulur.

2. Başvuru dosyasında aşağıdaki belgelerin eksiksiz olarak yer alması gerekir:

Başvuru dilekçesi
Ayrıntılı Bilgi Formu (EK 2)
Özet Başvuru Formu (EK 3)
Üniversitenin kadrosunda bulunan akademik personel için "Merkezde Görev Alabilecek Akademik Personel Bilgi Tablosu" (EK 4.1.), Üniversitenin kadrosunda bulunmayan ancak merkezlerde görev alabilecek nitelikte olan kişiler için "Merkezde Görev Alabilecek Yabancı Uyruklu Kişiler Bilgi Tablosu" (EK 4.2.) kullanılır.
Özgeçmişler (YÖK'ün "Uygulama ve Araştırma Merkezlerinin Kurulması" başlıklı WEB sayfasının ekindeki formata uygun olarak hazırlanmalıdır.)
Yönetmelik taslağı
Üç yıllık faaliyet planı (Merkezin ilk üç yıl içinde gerçekleştirmeyi hedeflediği faaliyetlerin listesi).
Yıllık faaliyet programı (Merkezin kurulduğu tarihten itibaren bir yıl içinde gerçekleştireceği faaliyetleri gösteren uygulama programı).

3. Genel Koordinatörlük dosyayı teknik yönden inceler ve varsa eksikliklerini tespit ederek sorumlu öğretim üyesine bildirir.

4. Eksiklikleri tamamlanan dosya Genel Koordinatörlük tarafından Rektörlüğe iletilerek sürecin takibi sağlanır.

Koordinasyon Kurulu

MADDE 6: (1) Koordinasyon Kurulu, ilgili rektör yardımcısının başkanlığında genel koordinatör, merkez müdürleri, TEKMER müdürü, TTPYO müdürü ve uluslararası ilişkiler direktöründen oluşur. Rektör yardımcısı, Üniversitenin akademik personelinden uygun gördüğü diğer kişilerin de kurul toplantılarına katılımını sağlayabilir.

(2) Kurul yılda en az dört defa gündemli olarak toplanır.

(3) Rektör yardımcısının kararı ile olağanüstü toplantı yapılabilir.

(4) Kurulun sekretarya işlerini Genel Koordinatörlük yürütür. Gündem genel koordinatörün önerisi ve rektör yardımcısının onayı ile oluşturulur. Üyeler gündeme alınmasını istedikleri hususları genel koordinatöre iletir.

(5) Toplantılarda alınan kararlar UYGAR Merkezleri Bilgi Sistemi'ne kaydedilir.

(6) Kurulun görevleri şunlardır:

Merkezler ile üniversite bünyesindeki Ar-Ge ve inovasyon birimleri arasında koordinasyon ve iş birliğini pekiştirmek, yürütülen ortak projeleri gözden geçirerek performans artırıcı tedbirler almak.
Merkezlerin faaliyetlerini gözden geçirmek.
Merkezlerin sorun ve ihtiyaçlarını tespit etmek ve çözümler geliştirmek.
Merkezlerin performans verilerini görüşmek ve gerekli tedbirleri almak.
Yeni merkez kurulması, mevcut merkezlerin birleştirilmesi, kapatılması veya statülerinin değiştirilmesine yönelik konuları görüşmek.
Üniversite üst yönetiminin verdiği görevleri yapmak.
Mütevelli Heyet Başkanlığı, Senato ve Yönetim Kurulunun ilgili kararlarını uygulamak.

Genel Koordinatörlük

MADDE 7: (1) Genel Koordinatörlük ilgili rektör yardımcısına bağlı olarak faaliyetlerini yürütür.

(2) Genel Koordinatörlüğün görevleri şunlardır:

1. Merkezler arasında koordinasyon sağlamak.

2. Merkezlerin faaliyetlerine destek vermek.

3. Merkezlerin ve koordinatörlüklerin performanslarını takip ederek raporlaştırmak.

4. Merkezlerin ve koordinatörlüklerin performanslarını artırıcı çalışmalar yapmak.

5. Merkez kurulmasına ilişkin başvuruların ön değerlendirmesini yapmak.

6. Yıllık faaliyet raporunu hazırlamak.

7. Koordinasyon Kurulu toplantılarını düzenlemek ve alınan kararların uygulanmasını sağlamak.

8. Üniversite üst yönetimi tarafından verilen görevleri yapmak.

9. Mütevelli Heyet Başkanlığı, Senato ve Yönetim Kurulunun ilgili kararlarını uygulamak.

10. Bu yönergenin gerektirdiği diğer görevleri yürütmek.

Genel Koordinatör

MADDE 8: (1) Genel koordinatör, ilgili rektör yardımcısının önerisi, rektörün uygun görüşü ve başkanın onayı ile atanır.

(2) Görev süresi üç yıl olup ilgili rektör yardımcısına bağlı olarak çalışır.

(3) Genel Koordinatörlüğün sevk ve idaresinden sorumludur.

(4) Genel Koordinatörlük personeli, görevlerini genel koordinatöre bağlı olarak yürütür.

UYGAR Grupları ve Koordinatörlükler

MADDE 9: (1) Merkezler faaliyet alanlarına göre "eğitim bilimleri", "fen bilimleri", "sağlık ve sosyal bilimler" olmak üzere üç ana grupta toplanarak koordinatörlükler oluşturulabilir. İhtiyaç halinde ilgili rektör yardımcısının kararı ile yeni gruplar ve koordinatörlükler kurulabilir. Koordinatörlükler her bir gruptaki merkezlerin koordine edilmesinden ve ortak projelerin yürütülmesinden sorumludur.

(2) Koordinatörler genel koordinatörün önerisi, rektörlüğün uygun görüşü ve başkanın onayı ile üç yıllığına görevlendirilir.

(3) Koordinatörler görevlerini genel koordinatöre bağlı olarak yürütür.

(4) Koordinatörler kendi gruplarının bünyesindeki merkezlerin müdürleri ile her ay düzenli toplantılar yapar. Alınan kararlar UYGAR Merkezleri Bilgi Sistemi'ne kaydedilir. Rektör yardımcısı ve genel koordinatör, uygun görmeleri halinde söz konusu toplantılara katılabilir. Toplantıların gündeminin hazırlanması ve alınan kararların uygulanması koordinatörler tarafından takip edilir. Üyeler gündeme alınmasını istedikleri hususları koordinatörlere iletir.

(5) Koordinatörlüklerin işleyişi Genel Koordinatörlük tarafından izlenir.

İzleme Kriterleri

MADDE 10: (1) Merkezlerin yaptıkları çalışmalara ilişkin izleme süreci Tablo 2'deki kriterlere göre yapılır. (EK 1)

(2) Kriterlerin genel çerçevesi ilgili rektör yardımcısı tarafından belirlenir. Genel Koordinatörlük bu çerçeveye uygun olarak alt kriterleri belirler ve puanlama sistemini oluşturur.

(3) Merkezler her akademik yıl içinde gerçekleştirdikleri faaliyetleri, Genel Koordinatörlük tarafından duyurulan süre veya programa uygun olarak UYGAR Merkezleri Bilgi Sistemi'ndeki Tablo 2'ye (Uygulama ve Araştırma Merkezleri Performans İzleme Kriterleri) işler. Koordinatörlük bu bilgileri raporlaştırarak Rektörlüğe sunar.

(4) Yüksek performans gösteren merkezlere, başkanın uygun gördüğü çerçevede ödüllendirme yapılır. Bu konudaki usul ve esaslar Genel Koordinatörlüğün önerisi, Rektörlüğün uygun görüşü ve Mütevelli Heyet Başkanlığının onayı ile belirlenir.

(5) Tablo 2'deki verilere göre performansı yetersiz olan merkezlere Genel Koordinatörlük tarafından gerekli bilgilendirme ve uyarılar yapılır.

Çeşitli Hükümler

MADDE 11: (1) Bu yönergede hüküm bulunmayan hallerde, ilgisine ve yetki alanına göre yüksek öğretim mevzuatı, mütevelli heyeti, senato ve yönetim kurulu kararları ile rektör ve ilgili rektör yardımcısının alacağı kararlara göre işlem yapılır.

(2) Bu yönergede düzenlenen birimlerin tüm idarî, malî, personel ve ayniyat işleri yükseköğretim mevzuatının ilgili hükümlerine göre yürütülür.

(3) Genel koordinatör, koordinatörler ve müdürlerin maaş karşılığı zorunlu ders yükü altı saat, müdür yardımcılarının dört saat, merkezlerde resmen görev alan diğer akademik personelin ise üç saat azaltılarak uygulanır. Söz konusu personelin talep etmesi halinde bu uygulamanın yerine haftada bir gün veya iki yarım gün araştırma izni de verilebilir.

(4) Genel koordinatörün önerisi ve ilgili rektör yardımcısının onayı ile yönergenin eklerinin içeriğinde değişiklik yapılabilir.

(5) İlgili rektör yardımcısının önerisi, rektörün uygun görüşü ve başkanın onayına istinaden merkezler ile üniversite bünyesindeki diğer Ar-Ge ve inovasyon birimleri arasında koordinasyon sağlayan idarî yapılar oluşturulabilir.