1. Amaç

İstanbul Aydın Üniversitesi, Kurumsal Yönetim İlkeleri doğrultusunda çalışanları, akademisyenleri, öğrenci ve velileri başta olmak üzere tüm paydaşlarını ve tüm kamuoyunun doğru olarak bilgilendirilmelerini sağlayacak etkin bir bilgilendirme politikası izlemektedir.

Üniversitemiz tarafından yapılan her türlü faaliyet, üniversitemiz web sayfası ve kurumsal sosyal medya adreslerinden duyurulmaktadır. Bu kapsamda gerek eğitim-öğretim, gerekse araştırma ve yönetim süreçlerine ilişkin etkinlikler düzenli bir şekilde yayınlanmakta ve kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır. Kamuoyuyla paylaşılan bazı bilgiler şunlardır:

Bilgilendirme Araçları:

Web Sitesi

Faaliyet Raporu

Stratejik Plan

Medya ve Basın Açıklamaları

Gazete ve Bültenler

Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu

Performans Programı

BAP Kapsamındaki Proje Destekleri

2.    Sorumluluk:

İstanbul Aydın Üniversitesi Kamuoyu aydınlatması ve bilgilendirme politikasında izlenecek yolun belirlenmesi, bu yolun gözetimi ve geliştirilmesi konularından sorumlu kişi ve birimler aşağıda yer almaktadır;

Yönetim Kurulu

Denetim Komitesi

Kurumsal Yönetim Komitesi

Yayın Komisyonu

Kurumsal İletişim Direktörlüğü

3.    İstanbul Aydın Üniversitesi'nin Haber Anlayışı-Basın Bülteni

Gazetecilik, kamuoyunu doğru, çok yanlı, çok boyutlu, hızlı, inanılır ve güvenilir bir şekilde bilgilendirme mesleğidir.

Basın Bülteni ise kısaca; belirli bir formatta yazılan, Kişi/kişiler, Şirket/kurum/kurumlar ve etkinlikler ile ilgili duyuruların kısa/öz metnidir.

Doğru hazırlanmış bir basın bülteni, hedef kitlemize/amacımıza uygun biçimde mesajınızı doğru ve etkili şekilde iletmenizde çok etkili/yardımcı olmaktadır. Öncelikle, basın bülteni bir haberdir ve hedef kitleye bilgi veren standart bir formattır.

Kurumsal makale ya da haber yazımında kurumun kimliğine zarar getirecek yazı tiplerinden uzak durarak, kurumun kimliğini yükseltmek adına gerekli hedef kelime ya da anahtar kelimeler yerli yerinde kullanılmaktadır. Kurumsal yapılar içinde yer alan Basın Bürosu-Kurumsal İletişim departmanları basın bülteninin içeriğine karar verir.

Biz kurum olarak yıllardır İhlas Haber Ajansı ile Doğan(Demirören) Haber Ajansı ile 'Abonelik' anlaşması içindeyiz. Onlara ayda 4'ü video olmak üzere günde bir haber bülteni yolluyoruz. Bu sayede kurumun ve öğretim görevlilerimizin bilinirliğini ve saygınlığını kamuoyuna sunma fırsatı buluyoruz.

Üniversitemiz bünyesinde zengin bir haber ağına sahibiz. Fakültelerimiz, meslek yüksekokullarımız, araştırma görevlilerimiz vs. bu zenginliğin birer parçası. Bunlara ek olarak da, ülkemizdeki ve dünyadaki güncel gelişmeleri yakından takip ederek haber kanalları ile gazetelerin ihtiyaç duyacağı uzmanları onlara servis ediyoruz. Sağlık-Siyaset-Ekonomi- Dış Politika-Terör gibi konularda mevcut akademisyenlerimiz haber kanallarında görüşlerini kamuoyu ile paylaşmaları bize bilinirlik ve prestij olarak geri dönmektedir.

Bir konuyu olabildiğince anlaşılır şekilde ifade etmeye özen gösteririz. Habercilik geçmişine sahip çalışanlarımızın bünyemizde olması avantajı ile 'haber dili' ile basın bültenlerimizi hazırlamaktayız. Bültenlerimizde ifade etmek istenilen konu/ya da konuları doğrudan aktarmak adına kurum ve/veya markalarımıza ait oluşturulmak istenen imajı doğrudan kaleme alırız. Hedefimiz reklam yapma veya satışı artırma olmadığından; aşırı övgü içeren, süslü, tüketiciye hitap eden bir yazım dili kullanmayız. Bültenlerimizde haber değeri taşıyan düşünceler, etkinlikler, stratejiler ve olayların basına duyurulmasını amaçlarız. Ayrıca basın bültenlerimizi, konuyla ilgili fotoğraf ve görsellerle de süsleriz. Kurum olduğumuzdan mutlaka logomuzun da yer aldığı antetli şekilde göndeririz.

Bir diğer önemli işimizde yayınlanan bültenlerimizi takip etmemiz. Bu anlamda Medya Takip Merkezi ile olan anlaşmamız sayesinde haberlerimizin hangi mecralarda çıktığını günlük olarak öğrenebiliyoruz. Hangi gazetede ne kadar yer aldık, ya da hangi haber sitesi kullandı, kimler bültenimize ilgi gösterdi şeklinde.

Ayrıca yaptığımız ya da hakkımızda çıkan tüm haberleri Sosyal Medya mecralarımızda kullanarak, takipçilerimizi bilgilendirmekteyiz.

4.    Kamuoyunu Bilgilendirme Kriterlerimiz

İstanbul Aydın Üniversitesi, kamuoyunu aydınlatmak için yıllık faaliyet raporu, kurumsal dergi, web sayfası, basın bültenleri, sosyal medya kanalları, broşürler, tanıtım filmleri ile e-bültenleri yöntem ve araç olarak kullanır.

Mütevelli Heyeti Başkanı'nın Üniversite ile ilgili önemli gelişmeleri özetlediği ve periyodik dönem sonuçlarını içeren bilgilendirme mektubu, tüm akademik ve idari personele e-posta yoluyla gönderilir ve internet sitesinde yayınlanır.

Üniversite'ye yapılan yazılı başvurular öncelikle evrak kabul bölümünde numaralandırılarak teslim alınır, ilgili Birim yöneticisiyle paylaşılır ve yazılı olarak evrak numarası belirtilerek cevap verilir.

Üniversite, akademik idari personeli kapsayacak şekilde çalışanları ile ilgili bilgileri kişisel verilerin korunması ile ilgili düzenlemeler kapsamında üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmaz.

Adli makamlarca üniversite çalışanları ile ilgili resmi olarak talep edilen bilgiler, kanunlar çerçevesinde bildirilir.

Üniversite, tüm çalışanlarını ve öğrencilerini üniversite bünyesinde yapılan çalışmalar kapsamında yıllık bazda hazırladığı raporlar, bültenler ve genel katılıma açık toplantılar ile bilgilendirir.

Üniversiteyi geleceğe daha güçlü taşımak adına görüşlerinden fayda sağlanan Dış Paydaşlarla Fakülteler ve üniversite bünyesinde, yılda en az bir kez toplanır.

Bu tür toplantılar iştirak edenlerin rahatça söz alabildikleri, izleyicilerin de kabul edildiği açık ve katılımcı bir ortamda yapılır.

Üniversite, mezunlarıyla iletişimini periyodik olarak sürdürür. Üniversite - Öğrenci toplantıları kurumsal düzeyde ve düzenli olarak yapılır.

Yeni personel alımları gazete ve/veya internet ve portallar üzerinden duyurulur.

İstanbul Aydın Üniversitesi periyodik olarak hazırlamış olduğu bir önceki eğitim-öğretim yılına ait faaliyetleri içeren Faaliyet Raporunu ve bir önceki eğitim ve öğretim yılına ait üniversitemiz öz değerlendirmelerini içeren Kurum İç Değerlendirme Raporunu mayıs ayı içerisinde basılı halde ve kurumsal web sitesi üzerinden kamuoyu ile paylaşır.

İstanbul Aydın Üniversitesi birimlerince belirli periyotlar çerçevesinde gazete, dergi ve bültenler hazırlanarak web sitesi üzerinden ve/veya basılı halde kamuoyu ile paylaşılır.

İstanbul Aydın Üniversitesi sosyal sorumluluk ilkesiyle birlikte benimsemiş olduğu şeffaflık anlayışıyla kurumsal web sitesi(leri) üzerinden stratejik planlar, faaliyet raporları, iç değerlendirme raporları, yönergeler, yönetmelikler, bilgilendirme dokümanları… Vb. herkesin ulaşabileceği şekilde yayınlar.

İstanbul Aydın Üniversitesi bilgilendirme ve paylaşım amacıyla sosyal medya kanallarını kullanır.

Facebook: https://www.facebook.com/IAUKampus/

Twitter: https://twitter.com/iaukampus

İnstagram: https://www.instagram.com/iaukampus/

Linkedin: https://www.linkedin.com/school/istanbul-aydin-university

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZxjFM33IcwxsjMCnC5p29g

Bu sayfaların yönetimi İstanbul Aydın Üniversitesine aittir ve Web/Sosyal Medya Koordinatörlüğü tarafından yürütülür.

Kriz ve Yönetimi

Uygunsuz bir şekilde davranan ya da konuşan bir çalışan, gönüllü veya yöneticiden tutun da kuruluşunuzda yaşanan herhangi bir usulsüzlük, bazı hizmetlerin verilememesi gibi her şey olabilir. Faydalanıcılarınızdan biri, kuruluşunuzdan gördüğü muameleden memnun kalmayabilir ve yaşadıklarını yerel ya da ulusal medyaya bu durumu bir şekilde yansıtabilir. Bir kuruluşla ilgili kötü bir haber, kamuoyu tarafından duyulduğunda bu durum krize dönüşebilir.

Bir kriz durumunda iletişimde dikkat ettiğimiz noktalar:

Krizi atlatmakta, iletişim çok önemlidir. İvedilikle harekete geçerken iletişim kanallarının doğru kullanılması, krizin ufak, önemsiz bir sorun olarak kalmasını sağlayabilir. Tam tersi bir durum ise krizi hiç yoktan büyütebilir. Proaktif davranarak kontrolü ele almak, habercilere, doğru malzeme vermek gerekecektir. Aksi takdirde medya, kendi hikâyesini yazar.

Başarılı kriz iletişiminin amacı; kuruluşun, normal çalışma şekline döndüğünü, krizin kontrol altına alındığını, kuruluşun, kendisi için önemli olan insanlardan destek görmeye devam ettiğini göstermektir. Kriz iletişiminin yanlış yönetilmesi, her şeyin daha da kötüye gitmesine neden olabilir. Mesajlar yanlışsa veya kuruluş bir kaosa sürüklenmiş gibi görünüyorsa, bu kuruluş için hiç de iyi değildir. Ayrıca bu durumda, medyanın eline bir olumsuz hikâye daha geçmiş olur.

Her kriz farklıdır; yine de kilit mesajlarımızı oluştururken dikkate aldığımız 4 ilke vardır.

• Empati: İnsanlara, söz konusu durum karşısında neden kızgın/üzgün/şaşırmış olabileceklerini anladığımızı gösteririz.
• Bağlam: Kendi durumumuzu, sektörde veya benzer kuruluşlarda yaşanan gelişmelerle ilişkilendirerek açıklama yaparız.
• Eylem: Kuruluşumuzun, krizi en iyi şekilde yönetmek için neler yaptığı hakkında bilgi vermek ve yeri geldiğinde bu meseleyle nasıl başarılı bir şekilde başa çıktığımızla ilgili bazı örnekler gösteririz.
• Şeffaflık: Açık ve dürüst olmak en önemli davranış olacaktır. Dürüst olarak, gerçek bir kriz durumunda dahi hataları kabul ederek ve bu hataya yol açan nedenleri net biçimde açıklayarak insanların kafalarında oluşan soru işaretlerini aydınlatırız.
  
   

5.    Basın ve Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek Uygulama

İstanbul Aydın Üniversitesi, Kurumsal İletişim Direktörlüğü, Halkla İlişkiler Ajansı Desteğiyle ve yıllık iletişim planı çerçevesinde basın ve yayın organlarında nasıl yer alacağını belirler ve medya kuruluşunun hizmet alanını dikkate alarak medyada yer alma planı yapar, çalışanlarını ve paydaşlarını bilgilendirir ve uygular.

İstanbul Aydın Üniversitesi tarafsızdır. Yalnızca eğitime taraftır. Politik olarak taraf olduğu âşikar olan medya kuruluşlarında yer almamaya özen gösterir.

İstanbul Aydın Üniversitesi, destek aldığı Medya Takip Ajansı aracılığıyla ulusal ve yerel medyada yer alan her türlü basılı, görsel ve dijital haberin takibini gerçekleştirir ve medyada yer alan tüm haberler çalışanlarla paylaşılır.

6.    Asılsız haber ve dedikodular:

 İstanbul Aydın Üniversitesi tarafsızdır, genel olarak eğitim ve özel olarak faaliyet alanı dışında kalan hiçbir konuda görüş belirtmez. Vakıf, kurumsal itibarını ve "İAÜ Markası"nın değerini korur ve yan yana geleceği her türlü marka, kişi ve kurumu özenle seçer. Medyada iradesi ve kontrolü dışında yer aldığı asılsız ve mesnetsiz haber-yorumlar karşısında, yer almanın içeriğine bağlı olarak ilgili medya kişi ve kurumları ile iletişime geçer ve yayının düzeltilmesi konusunda girişimde bulunur.

Kurumsal hesaplar dışında paylaşılan yazılardan Vakıf sorumlu değildir.

Vakıf, kurumsal dergi, tanıtım broşürleri ya da medya haberlerinde kullanılan görselleri sadece yapılan faaliyetleri kamuoyuna duyurmak amacıyla kullanır.

Medyada yer almanın içeriğine bağlı olarak kurumsal itibarının zarar görmesi ve kamuoyunu yanlış yönlendirme-bilgilendirme ve algı oluşturma söz konusu ise, yasal yollara başvurur.

Vakıf, kriz yönetimi ile ilgili hem gönüllü, hem bağışçı hem de çocuklara yönelik oluşabilecek farklı vakalar için kurum içi gerekli önlemlerin alınarak bunun ilgili birimlerce takibini ve iç iletişimini yönergeler ile sağlar.

7.    Diğer Medya;

Üniversite İletişim Birimi tarafından yıl içinde duyurulması gerekli görülen gelişmelerle ilgili yazılı ve görsel medyaya kontrollü haber akışı sağlanarak, kamuoyu detaylı biçimde bilgilendirilir. Yaşanan gelişmelerin içeriğine bağlı olarak, bu bilgilendirme basın toplantısı yoluyla da yapılabilir. Basın tarafından, yaşanan çeşitli gelişmeler ve genel akışla ilgili olarak gelen sorular ya da bilgi talepleri ise yazılı olarak değerlendirmeye alınır ve mutlaka olumlu ya da olumsuz yanıt verilir.

Kurumsal yönetim anlayışının benimsenmesi amacıyla Üniversite aktif bir medya stratejisi izler. İstanbul merkezli basın toplantıları ve medya grubu ziyaretleri ile gündem konusunda bilgi aktarılırken, Anadolu illerinde düzenlenen toplantılarda lokal medya mensupları bilgi ve kaynak sunulur. 

8.    Bilgi Vermeye Yetkili Kişiler:

   Yukarıda yer alan kamuoyuna yapılan açıklamalar dışında kurumumuzda kamuoyu bilgilendirmeden sorumlu ve imza yetkisine sahip kişiler Mütevelli Heyeti Başkanı Dr. Mustafa AYDIN ve Rektörümüz Prof. Dr. Yadigar İZMİRLİ'dir.